Carla Houben, coach, begeleider van Herstelcirkels en mediator, heeft kennisgenomen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke in werking treedt per 25-05-2018 en handelt daarnaar.
 
Carla Houben vraagt klanten de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens om een herstelcirkel op te starten, dan wel een coaching overeenkomst c.q. mediation overeenkomst op te stellen, te weten:
naam, functie, telefoonnummer en mailadres van betrokkene(n) plus indien relevant de naam en het adres, telefoonnummer en/of mailadres van de werkgever dan wel HR functionaris.
Carla Houben heeft zelf geen werknemers in dienst.
 
Persoonsgegevens worden door betrokkenen met toestemming verstrekt ter wille van respectievelijk het coachingstraject, de herstelcirkel of de mediation. Er worden geen bijzondere noch gevoelige persoonsgegevens verwerkt noch bewaard. Er vinden geen geautomatiseerde verwerkingen plaats. Gegevens worden slechts beperkt gedeeld met derden, op grond van een wettelijke plicht dan wel met toestemming van de betrokkene. Gegevens worden niet in opdracht door derden bewerkt. Gegevens worden niet verkocht. Er worden slechts functionele en analytische cookies toegepast op de website van MiNT Mediations. De site kent een formulier maar in de praktijk bellen of mailen de meeste mensen rechtstreeks. Het formulier is niet gekoppeld aan een database maar genereert slechts een mail via de hostingserver greenhost.nl. Deze houdt de beveiliging up-to-date. Carla Houben is in voorkomende gevallen verantwoordelijk voor het tijdig melden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Dergelijke persoonsgegevens worden na het beëindigen van een coachingstraject, herstelcirkel of mediation verwijderd uit de ‘contacten’ op de mobiele telefoon en iCloud en worden slechts bewaard onder een ‘back-up’ adresboek op de computer.
 
Voor een mediation dossiers geldt een bewaarplicht van zeven jaar, daarna worden zij vernietigd.
Voor inhoudelijke notities van een herstelcirkel of inhoudelijke coaching dossier geldt geen bewaarplicht, maar soms komen mensen na verloop van tijd terug. Een bewaartermijn van zeven jaar wordt daarom gehanteerd. Voor betalingsgegevens geldt een bewaartermijn van tien jaar.
 
Iedere betrokkene van wie MiNT Coaching respectievelijk MiNT Mediations persoonsgegevens verwerkt (ontvangt, inziet en bewaart) heeft op basis van de AVG de volgende rechten:
–  recht op inzage van de eigen (meestal zelf aangeleverde) persoonsgegevens
–  recht op rectificatie daarvan
–  recht op het wissen daarvan
–  recht op beperking van de verwerking daarvan
–  recht op bezwaar tegen de verwerking daarvan
–  recht op overdraagbaarheid van gegevens (data portabiliteit) en
–  klachtrecht bij Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Wanneer er een expliciet schriftelijk verzoek in dit kader wordt ingediend bij Carla Houben zal zij zo mogelijk binnen één maand reageren op het verzoek. Ten tijde van het sluiten van haar kantoor tijdens vakanties kan deze termijn met twee extra maanden worden verlengd. Wanneer inhoudelijk reageren binnen één maand (of bij vakanties maximaal drie) niet mogelijk is, kan zij de betrokkene informeren dat de inhoudelijke beantwoording van het verzoek maximaal nog één extra maand in beslag zal nemen. Voor het beantwoorden van dergelijke verzoeken van betrokkenen worden geen kosten in rekening gebracht, tenzij het verzoek excessief of onrechtmatig is.
 
Aldus opgesteld te Amsterdam op 20180427